제안서는 우리 회사를 소개하는 문서가 아닙니다. 평가위원이 채점표를 채우는 데 쓰는 자료입니다. 이 전제를 놓치면 잘 만든 문서인데 점수가 안 나옵니다.
목차를 평가 항목에 맞춥니다
제안요청서에 평가 항목과 배점이 나와 있습니다. 제안서 목차를 그 항목 순서와 이름에 맞춰 짜세요.
평가위원은 짧은 시간에 여러 제안서를 봅니다. 항목을 찾아 헤매야 하면 점수가 깎입니다. 목차만 봐도 어디에 무엇이 있는지 알 수 있어야 합니다.
첫 장에서 결론을 냅니다
앞부분에 회사 연혁과 조직도를 길게 넣는 제안서가 많습니다. 그 부분은 평가에 거의 반영되지 않습니다.
앞에 놓아야 할 것은 이 사업을 어떻게 하겠다는 요약입니다. 핵심 접근 방법, 차별점, 일정, 투입 인력을 한 장에 정리합니다. 나머지는 그 근거입니다.
구체성이 점수를 만듭니다
일반론은 어느 제안서에나 있습니다. 점수는 이 사업에만 해당하는 이야기에서 나옵니다.
- "체계적인 방법론 적용" → 어떤 방법론으로 어느 단계에서 무엇을 산출하는지
- "우수한 인력 투입" → 누가 어떤 경력으로 몇 개월 투입되는지
- "철저한 품질관리" → 어떤 시점에 무엇을 검증하는지
과업지시서의 요구사항을 하나씩 짚고 각각에 어떻게 대응하는지 대응표를 만들면 확인이 쉬워집니다.
분량
많이 쓴다고 좋은 게 아닙니다. 제한 분량이 있으면 지켜야 하고, 없어도 읽히는 양을 넘으면 핵심이 묻힙니다.
표와 도식을 쓰되 장식용은 빼세요. 읽는 사람이 정보를 얻는 데 도움이 되는 것만 남깁니다.
발표까지 한 세트
제안 발표가 있는 사업이라면 발표 자료와 제안서가 어긋나면 안 됩니다. 발표는 제안서를 요약하는 자리이지 새 이야기를 하는 자리가 아닙니다.
질의응답에서 실제 수행할 사람이 답하는 것이 좋습니다. 영업 담당자만 나와 원론적으로 답하면 신뢰가 떨어집니다.
쓰기 전에 판단합니다
제안서 작성에는 인건비가 듭니다. 승산 없는 사업에 몇 주를 쓰면 그만큼 다른 기회를 잃습니다. 어떤 사업에 들어갈지 고르는 기준은 입찰 실패 비용을 줄이는 사전 검토 체크리스트에 정리했습니다.
배점 구조와 점수 만드는 실무는 협상에 의한 계약의 기술평가 점수 만들기에서 이어집니다. 유사 사업의 과거 결과는 결과 공고에서 확인할 수 있습니다.